Warum die KI ein Werkzeug zur Wertschöpfung ist – und kein Selbstzweck

Der Druck ist groß im Mittelstand, auf Künstliche Intelligenz (KI) zu setzen – und den Anschluss nicht zu verlieren. Allerdings: KI ist kein Selbstzweck. Deshalb sollte es bei der Einführung der neuen Technologie um diese Fragen gehen: Was genau kann die KI leisten, um die Effektivität zu steigern? Wie können Wettbewerbsvorteile durch KI erreicht werden?

„KI ist dabei ein Werkzeug, das ist unser Ansatz“, betont Gerrit Ellinghausen. Er ist Geschäftsführer der Firma Varelmann. Das Beratungshaus betreut mittelständische Kunden, insbesondere der Nahrungs- und Genussmittelbranche, die Software des Konzerns SAP nutzen. Neben der Beratung und Betreuung gehört zum Angebot von Varelmann ebenso die Durchführung weiterer Innovationen, die KI-gestützt sind.

Das Motto lautet: „Prozess first – und nicht KI first“

„Wir schauen, was KI unseren Kunden bringt, wo sie sinnvoll ist“, erklärt Ellinghausen. Es gehe darum, wie Geschäftsprozesse zu gestalten sind, „um heute, morgen und übermorgen im Markt erfolgreich zu sein und dann zu schauen, wie KI dabei helfen kann“. Ellinghausen: „Wir positionieren uns nicht als diejenigen, die sagen: Wir bringen KI in Ihr Unternehmen.“ Denn es gehe darum, die betriebswirtschaftlichen Prozesse im Unternehmen so zu gestalten, dass sie KI-gestützt den maximalen Nutzen bringen. Das Motto von Varelmann laute: „Prozess first – und nicht KI first.“

Eine schlaue Lagerhaltung zu organisieren und damit auch effiziente Versandketten zu implementieren, das ist eines der Beispiele für den Nutzen der KI in mittelständischen Unternehmen. Oder die optische Belegerkennung für die Rechnungseingangsverarbeitung. Das finde auf der Grundlage der „Bordmittel“ statt, die SAP seinen Kunden liefert. Die Software werde aber mit eigenen Funktionalitäten erweitert, sagt Ellinghausen über das Angebot von Varelmann.

Datenschutz und Datensicherheit durch firmeninternes System

„Wir trainieren unsere lokalen Modelle, die sich auf die Daten unserer Kunden beziehen“, erläutert Ellinghausen, der den Bereich Entwicklung und Support bei Varelmann als Geschäftsführer verantwortet. Das heißt: Unternehmensdaten, etwa zu Verkaufszahlen, Transportzeiten und der Maschinennutzung, sind die Basis für das Training der KI-Modelle. Aber sie bleiben im geschlossenen System des Unternehmens, was für Datenschutz und Datensicherheit sorgt. Gleichzeitig gebe es die Möglichkeit der Öffnung, etwa bei einer Bestellanforderung für neues Material.

„Wir haben dafür einen Prototyp entwickelt“, sagt Ellinghausen. Der funktioniert so: Ein Mitarbeiter im Lager verfasst eine E-Mail im Freitext, also ohne Eingabefelder, an SAP und beschreibt, was er benötigt. Die lokale KI ist darauf trainiert, diese E-Mail zu interpretieren. Dazu gehört auch ein „Translatorservice“, der E-Mails in verschiedenen Sprachen interpretieren kann.

Dann gebe es noch Anwendungsfälle, bei denen man den Unternehmensrahmen verlässt. „Zum Beispiel, wenn es um Dinge geht, die regulatorisch vorgegeben sind, also um Komponenten zur Rechtslage“, erläutert Ellinghausen. Solche Informationen könnten aufgenommen und abgeglichen werden, um sie im Prozess zu verwenden.

„Man kann die KI in eine Richtung steuern, dass sie auf den Holzweg gerät – und sie wird es nicht merken.“

Gerrit Ellinghausen, Geschäftsführer von Varelmann

Von zentraler Bedeutung ist, richtige Prompts zu schreiben – die Aufforderungen an die KI. Hierfür werden von SAP Hilfsmittel zur Verfügung gestellt. Denn: „Man kann die KI in eine Richtung steuern, dass sie auf den Holzweg gerät – und sie wird es nicht merken“, erläutert Ellinghausen, der selbst Informatiker ist.

Auch die neueste Stufe der KI-Entwicklung kommt zum Tragen: der Einsatz von KI-Agenten. Die Infrastruktur von SAP, unter der KI-Agenten bereitgestellt werden, nennt sich „Joule“. Es sei ein „Kommunikationsmedium, um einen Anwender zu führen und ihm dabei beispielsweise aufzuzeigen, wo er Rechnungen anlegen oder einsehen kann“, sagt Ellinghausen. Ebenso könnten Auswertungen über den Verkauf von Produkten vorgenommen werden. Die KI-Agenten würden bei der Orientierung helfen. Aber auch als Schulungswerkzeuge für neue Angestellte seien sie „eine Unterstützung im Alltag“.

In jedem Fall gelte beim Einsatz von KI, dass die Verantwortung beim Menschen bleibe. Zudem betont Ellinghausen: „Indem wir KI-Funktionalität implementieren, gewinnen die Menschen Zeit, um sich mit ihren eigentlichen Kerntätigkeiten zu beschäftigen.“ Das Ziel sei nicht, Arbeitsplätze zu ersetzen, sondern sie zu stärken.

„Wir wollen den Markt verstehen. Wir wollen wissen, worüber Menschen in den entsprechenden Positionen in diesem Markt online sprechen.“

Katharina Swirski, Leiterin der Abteilung „Marketing und Kommunikation“ bei Varelmann

Das Unternehmen Varelmann ging vor 26 Jahren an den Start, hat seinen Hauptsitz in Oldenburg und mittlerweile auch Niederlassungen in Stuttgart sowie in Fulda. Die Nähe zu den Kunden sei wichtig, das partnerschaftliche Verhältnis auf Augenhöhe, sagt Ellinghausen. Mehr als 100 Mitarbeiter beschäftigt Varelmann. Der Umsatz lag 2025 bei 13,4 Millionen Euro. In den vergangenen fünf Jahren sei das Unternehmen deutlich gewachsen, was mit dem verstärkten Einsatz von KI im Mittelstand zusammenhänge.

Auch intern spielt KI bei Varelmann eine zentrale Rolle. Katharina Swirski, Leiterin der Abteilung für „Marketing und Kommunikation“, berichtet: „Wir haben mit KI den Markt intensiv beobachtet.“ Dabei ging es darum, die Diskurse der Nahrungs- und Genussmittelbranche im Internet zu betrachten und auszuwerten. „Wir wollen den Markt verstehen. Wir wollen wissen, worüber Menschen in den entsprechenden Positionen in diesem Markt online sprechen“, erklärt sie. Per KI könne herausgefunden werden, wo „Hauptknotenpunkte“ sind, welche Themen einen engen Zusammenhang haben – deutschlandweit.

Die zweite Analyse beziehe sich darauf, „welche Nachfrage es zu unseren Services gibt“. Die KI finde heraus, wo der Trend hingehe, ob er sich abwärts oder nach oben bewege. „Wir können uns schneller positionieren, wenn wir wissen, was die Zukunft bringt“, sagt Swirski. Und: „Wir kriegen einen Blick für die Probleme unserer potenziellen Kunden.“ Auf die Lösung dieser Probleme richte sie das Marketing aus, sagt Swirski. „So nutzen wir die Erkenntnisse der Marktanalyse, um das zu optimieren, was wir versprechen können.“ Sei jemand auf der Suche nach einer KI-Lösung für sein Problem und finde einen Vorschlag bei Varelmann, „dann ist es wahrscheinlicher, dass er zu uns kommt“, erklärt Swirski.

„Die KI soll nicht kreativ sein, sondern uns Daten liefern, die uns wichtig sind.“

Khaled Kourouche, Teamleiter für IT-Management bei Varelmann

Aber auch in Sachen interne Kommunikation sowie für Daten- und Dokumentenverwaltung setzt Varelmann auf den Einsatz von KI im eigenen Unternehmen. Khaled Kourouche, Teamleiter für IT-Management, sagt, die Tools zur Datenanalyse und Recherche seien am wichtigsten. Dafür werden Anwendungen von Microsoft – der US-Riese steht mit SAP in einem guten Verhältnis – genutzt. Darunter das Sprachmodell „Co-Pilot“. So sei es möglich, Zusammenfassungen von Konferenzen erstellen zu lassen, ohne dass ein Mitarbeiter Protokoll zu führen hat. Aber auch der schnelle Überblick, was in Hunderten E-Mails steht, die beispielsweise während der Urlaubszeit aufgelaufen sind, sei möglich. Oder die Info, was in abgelegten Dokumenten von Kollegen bearbeitet worden ist.

„Das sind Themen, wo eine KI unheimlich gut punkten kann und ihr Potenzial entfaltet“, sagt Kourouche. „Die KI soll nicht kreativ sein, sondern uns Daten liefern, die uns wichtig sind.“ Er betont auch: „Wir haben uns sehr viel damit auseinandergesetzt, wie wir mit Daten und Informationen sicher umgehen.“ Möglichst viel aus der KI herauszuholen und trotzdem die Integrität der Daten abzusichern, damit kein Unbefugter Zugriff darauf hat, dazu gebe es Regularien und Strategien. Etwa den „AI Act“ der EU.

Der Mensch trägt die Verantwortung, nicht die KI

Ebenso wichtig seien Schulungen, auch in Sachen Sensibilisierung. Hierzu gebe es ein Magazin-Format von Varelmann, das aufkläre, wo KI gefährlich werden könne, wo Vorsicht angesagt ist und wovon man Abstand halten sollte. Ein Beispiel: Es gebe Produkte, die Daten in unkontrollierbare Datenbanken spülen – und so KI-Trainingsdaten verändern. Dieses Know-how werde intern genutzt, aber auch extern an Kunden weitergegeben, sagt Kourouche.

Auch hier zeigt sich wieder: Der Mensch trägt die Verantwortung, nicht die KI. Varelmann-Geschäftsführer Ellinghausen plädiert für einen pragmatischen Umgang mit KI. Man müsse schauen, wo es Prozesse im Unternehmen gibt, die sich sinnvoll durch KI unterstützen lassen. Die KI könne wiederkehrende Muster gut interpretieren und liefere einen Mehrwert. Aber sie sollte dosiert und gut entschieden eingesetzt werden. „Das ist der Punkt“, sagt Ellinghausen.

Info: Wie Varelmann KI im Arbeitsalltag einsetzt, zeigt das Unternehmen beim „OM-Forum Mensch. KI. Mittelstand“ am 12. März 2026. Die Karten dafür sind ab sofort im Kartenvorverkauf erhältlich.